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标题 呼和浩特市档案局关于2018年度档案 行政执法检查情况的通报
索引号 00020634F/2018-00087 发文字号 呼档发〔2018〕59号 成文日期 2018-12-04
发文机关 市档案局 信息分类 监管执法 公开日期 2018-12-10

呼和浩特市档案局关于2018年度档案 行政执法检查情况的通报

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市各部委办局,各企事业单位:

为深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》《内蒙古自治区档案条例》等有关法律法规,进一步加快全市依法行政、依法治档进程。切实加强对企业档案工作的依法监督,提升企业档案基础业务规范管理和依法治理水平,市档案局按照 “双随机、一公开”的有关要求,于10月22日至11月2日,对随机抽取的19家国有及民营企业开展了档案行政执法检查,现将有关情况通报如下:

一、档案行政执法检查基本情况

依据《呼和浩特市档案局行政执法随机抽查“一单两库一细则”》的要求,呼市档案局严格执法流程,将执法人员名录库中随机抽取的6名执法人员,组成两个检查组,采取以“听汇报、实地查看、现场交换意见、双方确认检查结果”的形式开展此次检查。检查组对检查过程实行全程影像记录,当场向受检单位反馈检查结果。对各企业依法依规开展档案工作予以肯定的同时,也对检查中发现的问题,提出相应的整改建议和意见。

二、企业档案工作总体开展情况

(一)档案工作发展环境不断优化。从检查的总体情况看,大部分企业重视档案管理工作,建立健全了档案工作领导机构,配备了专(兼)职档案工作人员,完善了各项档案管理规章制度,并能够严格执行。如:呼和浩特市公共交通总公司、呼和浩特市供排水有限责任公司、内蒙古自治区烟草公司呼和浩特分公司、呼和浩特市城发投资经营有限责任公司等企业能够将档案工作与其它业务工作同规划、同部署、同考核。档案基础业务建设较为规范,档案工作有效开展及安全保管得到保障。

(二)企业依法治档能力不断加强。通过检查发现,如:呼和浩特科林热电有限责任公司、内蒙古蒙牛乳业(集团)有限责任公司等企业能够认真学习、贯彻落实档案相关法律法规,执行国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,将企业各种门类、各种载体档案实行集中统一管理。同时,加大对档案工作经费的投入力度,对企业档案工作人员进行全员培训,有效培养档案专业技术人才,提高依法管理档案的能力。蒙牛乳业集团还以“6·9国际档案日”为契机,对外发放档案宣传资料6000余册,很好的提升了档案工作的社会影响力。

(三)档案安全管理不断完善。在档案安全管理过程中大部分企业能够建立健全档案相关制度及安全管理应急预案,对档案库房安装符合要求的消防、安防设备,采取人防、技防相结合的措施,并制定电子档案管理和档案业务外包的安全制度,消除档案安全隐患。如呼和浩特市城发投资经营有限责任公司能够将档案按类别进行分库管理,每个库区都按建设要求配备自动报警及气体灭火装置以及安防设备,实现统一平台管理。呼和浩特市中燃城市发展有限公司、内蒙古昆明卷烟有限公司能够在积极开展档案数字化加工工作的同时对档案信息安全进行严格管理,防止出现档案电子信息丢失或发生失泄密情况。

通过本次档案行政执法检查,检查组一致认为呼和浩特市公共交通总公司、呼和浩特市供排水有限责任公司、内蒙古自治区烟草公司呼和浩特分公司、呼和浩特市城发投资经营有限责任公司、呼和浩特科林热电有限责任公司、内蒙古蒙牛乳业(集团)有限责任公司、呼和浩特市中燃城市发展有限公司、内蒙古昆明卷烟有限公司、内蒙古大唐药业股份有限公司档案管理工作规范、安全措施到位,基本达到了制度化、规范化、科学化的档案管理水平。

三、存在问题

从检查情况看,相当部分企业在执行《中华人民共和国档案法》等法律法规中有不到位现象,主要有以下几方面突出问题急待解决。具体情况如下:

(一)档案管理人员队伍不稳定且专(兼)职人员不足。部分企业的档案管理人员因调动频繁或兼职过多,造成档案业务不熟悉,档案日常管理无序。

(二)档案收集不够完整、整理不够规范。个别企业没有严格贯彻执行国家档案局10号令,本单位的收集范围和保管期限,文件材料的收集、整理和归档的种类不够齐全,存在重文书档案、轻业务档案,重纸质档案、轻特殊载体档案的现象,尤其是对声像、专门档案的收集较少,档案未能全面记录和反映本单位工作。归档不及时,影响了室藏档案的齐全完整性。

(三)档案信息化工作尚未起步或进度缓慢。有的单位档案工作仍停留在建立目录数据库的管理模式,忽视电子文件、电子档案的收集和管理,没有及时更新和使用档案管理软件,档案信息化工作开展不及时。

(四)档案安全重视不足,库房“八防”要求难以达到。有的企业存在库房面积严重不足,档案保管条件较差,在档案库房或库房过道堆放其他杂物,库房防盗、防火、防潮等措施不到位。有的单位库房选址不当,给档案安全带来极大隐患。

(五)档案管理制度不健全,执行不到位。部分企业在档案管理制度制定上还存在不完善的问题,现有制度是多年前制订,不符合现在管理要求;分类方案制订不全面,内容缺乏,不能够将本企业内形成的各种门类档案纳入其中,导致收集档案不齐全。有的企业档案工作制度形同虚设,没有真正将《档案法》落到实处。

四、存在重点问题需整改的企业

通过集中检查,检查组对各企业存在的问题进行了认真梳理,对重点存在问题和急需整改的企业进行汇总,具体情况如下:

(一)缺乏档案管理专(兼)职人员,急需补充人员和急需提高业务人员技能的单位有:中国联通呼和浩特分公司、中国邮政集团公司呼市分公司、呼市古林人文纪念园有限责任公司。

(二)档案库房面严重积不足,存在安全隐患的企业有:内蒙古民族控股集团有限责任公司、中国邮政集团公司呼市分公司、呼和浩特世洁燃气有限责任公司。中国联通呼和浩特分公司库房老旧,存在安全隐患,中央储备粮呼和浩特直属库有限公司人库分离,存在安全隐患。

(三)企业各门类档案未实现集中统一管理和整理不规范的企业有:呼和浩特世洁燃气有限责任公司、内蒙古金融投资集团有限公司、中国邮政集团公司呼市分公司、呼和浩特市春华水务集团

此次“双随机、一公开”档案行政执法检查坚持依法监管、公正高效、公开透明、协同推进的原则,我局将在内蒙古自治区协同监管平台公示具体执法结果,请各整改企业按照通报内容尽快整改,整改期限一个月,我局将于2019年元月对整改情况进行复查。


呼和浩特市档案局

2018年12月4日


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