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標題 關于在全市機構改革過程中做好檔案管理工作的通知
索引號 00020634F/2019-00007 發文字號 呼檔發〔2019〕3號 成文日期 2019-03-04 09:00
發文機關 市檔案局 信息分類 專項規劃 公開日期 2019-03-04 14:20

關于在全市機構改革過程中做好檔案管理工作的通知

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關于在全市機構改革過程中做好

檔案管理工作的通知

各旗縣區檔案局,市各專業檔案館,市屬各部委辦局、人民團體、企事業單位檔案管理部門:

為深入貫徹落實《中共中央辦公廳、國務院辦公廳轉發〈國家檔案局關于在地方機構改革中加強檔案工作的意見〉的通知》(廳字〔2018〕79號)精神,切實做好機構改革中有關檔案管理工作,確保我市機構改革中檔案不受損失,合理處置機構變動部門和單位檔案的歸屬與流向,根據中央深化黨和國家機構改革的有關安排及《內蒙古自治區關于盟市、旗縣(市、區)機構改革的總體意見》的要求等有關政策規定,現就做好我市機構改革中檔案管理工作的有關事項通知如下

一、高度重視機構改革中的檔案管理工作

檔案是黨和國家各項工作和經濟社會發展各方面情況的真實記錄,是促進我國各項事業科學發展、維護黨和國家以及人民群眾根本利益的重要依據,是備以查考的真實憑證。這次深化黨和國家機構改革,是推進國家治理體系和治理能力現代化的一場深刻變革,其中也涉及重要的檔案工作,涉及面廣單位較多。2018年11月29日,市委常委、秘書長吳志強就做好全市機構改革中檔案管理工作,赴市檔案局開展專題調研,提出了具體工作任務及要求,并指出:“如何在機構改革過程中保證檔案工作正常運行,保證檔案的完整與安全性,是我們目前必須考慮和解決的重要問題,是各級黨委、政府,各級檔案行政管理部門,各級綜合檔案館及涉改單位的一項重要職責。要充分認識此次機構改革的重要性和重大意義,切實把思想和行動統一到中央、自治區黨委和市委的決策部署上來。各地區、各部門要認真學習貫徹落實中央關于在地方機構改革中加強檔案工作的意見,要增強“四個意識”、堅定“四個自信”始終同以習近平同志為核心的黨中央保持高度一致,確保全市檔案工作始終沿著正確政治方向前進。堅決服務全市機構改革大局,精心部署,以時不我待的精神做好機構改革中檔案工作”。

二、加強組織領導,扎實做好機構改革中檔案檔案管理工作

凡涉及機構撤銷、合并、新建、隸屬關系改變等機構改革的部門和單位,要將檔案處置工作列入重要工作議程,納入機構改革工作的總體部署,切實加強組織領導,嚴格執行國家和自治區有關檔案法律、法規和規章制度,科學制定檔案處置工作方案。機構變動部門和單位在機構改革中必須全面清理本單位產生的各類檔案,摸清底數,認真做好檔案的收集、整理、編目、保管等工作,并按規定向同級綜合檔案館移交,防止機構改革過程中出現檔案丟失、損毀、失泄密等情況發生。

三、嚴格規范,科學劃定,明確機構改革中檔案的歸屬與流向

按照《市委辦公廳、市人民政府辦公廳關于印發〈呼和浩特市檔案館收集檔案范圍細則〉的通知》(呼黨辦通〔2016〕23號)文件要求,結合我市實際,制定機構改革中檔案的歸屬與流向如下:

(一)撤銷不再保留的機構,其全部檔案由原單位直接向同級綜合檔案館移交。

(二)由兩個或兩個以上的機構合并組建為一個新的機構的,其全部檔案由原單位按原機構全宗直接向同級綜合檔案館移交,不得分散。

(三)新組建或新成立的機構自成立之日起形成的檔案,由各單位新設檔案全宗進行管理。同級綜合檔案館負責設定檔案全宗號。原部門或單位未辦理完畢的文件材料,依新的職責分工移交新組建機構繼續處理的,由新組建機構收集歸檔。

(四)職能調整后,原機構保留但部分職能與業務范圍部分發生變動,但仍構成獨立立檔單位的,檔案仍由原單位繼續保管,全宗號繼續保留。檔案不得隨職能調整而調整,要保持檔案的完整性,利用時需到原單位進行利用,到期檔案應及時移交同級綜合檔案館。

(五)機構改革中發生檔案歸屬爭議等問題,應及時與檔案部門聯系溝通,共同研究決定,依法依規妥善處置。

四、處置范圍與內容

(一)處置范圍

此次機構改革所涉及的部門和單位(含群團組織、市直屬事業單位),均須按照檔案的歸屬與流向做好檔案處置工作。

(二)處置內容

1.檔案

(1)文書檔案:包括機構改革前保管的和機構改革過程中形成的全部文書檔案。

(2)專門檔案

①科技檔案:包括科研檔案、項目檔案、基建檔案、設備檔案等。

②會計檔案、審計檔案、已故人員人事檔案等。

③業務檔案:包括業務職能活動中形成的各類業務檔案等。

④公務往來禮品檔案:包括公務往來禮品實物及其附件、文字說明材料,如工藝品、模型、紀念牌匾、紀念杯、錦旗、字畫、領導同志簽字題詞等。

⑤音像檔案:包括照片、底片、數碼照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。

⑥實物檔案:包括印章、獎牌、證書、錦旗、獎杯等榮譽品,字畫、手跡、原單位招牌等。

⑦電子檔案與數據:包括辦公系統、業務系統中形成的反映單位職能活動的電子文件及元數據、紙質檔案數字化副本等。

2.資料

包括各種業務職能活動中形成的資料,以及本單位組織機構沿革、大事記、基礎數據匯編、公開出版發行物、圖書等。

3.檢索工具

包括紙質目錄、電子目錄、全宗卷等。

五、工作要求

做好全市機構改革中檔案的交接和管理,是機構改革中一項重要工作。各涉改部門和單位要高度重視,密切配合,確保檔案得到妥善處置和安全保管。

(一)各涉改單位和部門制定的檔案管理與處置工作方案,內容應包括檔案工作負責機構和人員安排,檔案收集、整理要求,檔案清點、交接程序、交接內容以及日常保管、利用要求等,方案要及時報同級綜合檔案行政管理部門,以便開展組織協調和業務指導工作。

(二)向同級綜合檔案館移交的檔案,應門類齊全,符合接收標準,并附有組織沿革、全宗介紹等有關資料。

(三)各涉改單位應嚴格按照國家和行業的有關檔案標準規范對所有檔案進行鑒定整理,并編制好檢索工具,完善全宗卷,方可移交給同級綜合檔案館或組建的新機構。

(四)各涉改單位應嚴格履行檔案處置交接手續。一是規范內部移交手續,對散存在單位各內部機構和個人手中的檔案,由單位檔案室統一接收,辦理交接手續。二是規范向綜合檔案館或新機構移交手續,移交工作應在交接雙方分管檔案工作的負責人主持下,確認無誤后,雙方在交接文據上簽字,一式三份,由交接雙方分別存入各自全宗卷永久保管,一份交同級檔案行政管理部門備案。檔案處置工作應在新組建機構成立之日起3個月內完成。

六、嚴肅檔案處置工作紀律

(一)各涉改單位要采取有效措施和手段,加強組織領導,強化檔案管理和處置工作,嚴防因機構變動、人員調整,導致檔案無人過問,造成檔案丟失、損毀或泄密事件發生;檔案工作人員要履行職責,認真組織清點、鑒定、核對本單位的檔案,做到賬物相符。各單位鑒定為定期保管的各類檔案,嚴禁機構改革中作銷毀處置。任何單位和個人都不得私自帶走、留存、轉移和銷毀檔案。

(二)對機構改革過程中發生檔案丟失、損毀、泄密的單位和個人,對拒不按規定處置和移交檔案的單位和個人,檔案部門將嚴格按照《中華人民共和國檔案法》和《檔案管理違法違紀行為處分規定》,嚴肅追究相關人員責任,涉嫌違法的,依法移送司法機關處理。 

呼和浩特市檔案局

2019年3月4日


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